Come noto, nella giornata di oggi 25 maggio 2018, entra in vigore il Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (c.d. regolamento generale sulla protezione dei dati – GDPR).
Anche il datore di lavoro, trattando i dati dei lavoratori dipendenti nella gestione della propria attività, in quanto ritenuto “titolare del trattamento” sarà tenuto a operare in conformità ai dettami della suddetta normativa. Secondo il regolamento, il datore di lavoro può raccogliere i seguenti dati personali:
- dati necessari per ottemperare a un obbligo legale;
- dati utili per la gestione amministrativa del personale, per l’organizzazione del lavoro e per azione sociale.
Tali dati, stabilisce il regolamento, se correttamente trattati potranno essere conservati per tutta la durata del rapporto.
Il datore di lavoro, essendo tenuto a operare in conformità con i requisiti dell’Articolo 13 del GDPR, da oggi 25 maggio 2018 deve informare tutti dipendenti e collaboratori circa (n.b.: trattasi di elenco non esaustivo ma unicamente esemplificativo):
• l’identità e i dettagli di contatto del titolare del trattamento;
• i dettagli di contatto del responsabile della protezione dei dati (solo laddove ve ne sia uno);
• l’obiettivo perseguito (che nel caso specifico consta nella gestione amministrativa del personale e delle assunzioni);
• le generalità dei destinatari dei dati (chi tiene i libri paga, ecc…);
• la durata di conservazione di tali dati;
• le condizioni di esercizio del diritto del lavoratore di opposizione, accesso, rettifica e limitazione, ecc…;
• il diritto del lavoratore di revocare il consenso se è la base giuridica del trattamento;
• Il diritto del lavoratore di presentare un reclamo all’autorità di controllo.
Tali informazioni, a livello operativo, potranno venir comunicate al lavoratore (che firmerà per accettazione e presa visione):
- qualora l’assunzione sia successiva al 25.05.2018, inserendole direttamente nel contratto di assunzione;
- qualora l’assunzione fosse antecedente alla data del 25.05.2018, mediante l’elaborazione di uno specifico documento denominabile “Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento europeo 679/2016 e consenso”.
